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Fiche métier: comment devenir secrétaire administratif?

Le métier de Secrétaire administratif consiste à un travail de rédaction de documents et un suivi de dossiers en application des missions du ministère ou de la commune de tutelle.

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Mission

Le travail administratif du Secrétaire est très varié. Il comprend les tâches courantes de rédaction de notes de synthèse, mais aussi de comptes-rendus ou de circulaires. Il doit, d’autre part, assurer la diffusion de certains documents demandés par sa hiérarchie.

Il est amené également à appliquer des directives ou des textes légaux en vigueur. Il le fait dans le cadre de son affectation. Il connaît aussi les cadres légaux en rapport avec ses supérieurs, les adjoints, et ses subalternes, les attachés, afin de bien comprendre sa position.

Son rôle de rédacteur est accentué par la demande de rapports ou de contrôles d’analyse. Il est aussi en mesure d’effectuer un suivi en comptabilité. D’autres missions spécifiques peuvent lui être attribuées en fonction de sa tutelle.

Selon le grade qu’il détient, de classe normale, supérieure ou exceptionnelle, ce fonctionnaire peut mener des missions différentes. Il peut coordonner plusieurs sections administratives ou avoir la responsabilité d’un bureau particulier.

Son affectation peut décider de ses missions supplémentaires. Il organise ainsi des réunions, participe à la gestion et à l’encadrement de personnel. Ces quelques responsabilités sont plus élevées et relèvent, de ce fait, d’un grade supérieur ou exceptionnel.

Les dispositions propres au Secrétaire administratif sont regroupées dans le décret d’état disponible ici.

Qualités et Compétences

  • La base du travail de Secrétaire Administratif réside dans l’écriture. Ce pourquoi, il faut détenir des bonnes compétences rédactionnelles. Un bon niveau d’orthographe et de grammaire sont demandés. Il faut pouvoir répondre à des commandes rapidement et donc écrire tout aussi vite.
  • La rédaction s’effectue en vue de produire des synthèses. Il est nécessaire de comprendre les directives pour en synthétiser les informations.
  • Le sens relationnel est une qualité précieuse. Servant d’intermédiaire entre plusieurs corps de métier, au sein d’équipes, ou dans des réunions, il doit savoir créer du lien.
  • De grandes capacités d’adaptabilité et de polyvalence sont nécessaires. Selon le poste d’affectation, les missions peuvent changer et, donc, il doit être en mesure d’y répondre avec une bonne réactivité.
  • Comme tout fonctionnaire il doit respecter et comprendre la hiérarchie. Il est en poste pour répondre aux attentes de son supérieur hiérarchique, le chef de service ou de bureau. Cela ne doit pas non plus affecter son entente avec le reste de l’équipe. Savoir bien se positionner est une qualité particulièrement appréciable.

Formation

Il n’est pas demandé une formation particulière pour accéder au métier de Secrétaire administratif. Le niveau de diplôme attendu est le baccalauréat. Il faut également être majeur. Ces conditions sont nécessaires pour présenter le concours de recrutement.

Dans un premier temps, il est important de connaître les conditions d’accès à la fonction publique. Il s’agit d’être de nationalité française, ou citoyen de l’espace économique européen ou Suisse. Il faut jouir de ses droits civiques, avoir effectué la Journée d’Appel à la Défense et posséder le diplôme adéquat. Certaines dérogations sont possibles au cas par cas.

Ces concours peuvent être présentés directement en fonction du Ministère désiré. Par exemple, les dates et les modalités d’inscription pour le Ministère de l’Éducation, dans lequel les secrétaires administratifs sont le plus représentés, se trouvent sur le site gouvernemental. D’autres ministères organisent leurs concours, comme l’Intérieur ou la Justice.

La fonction publique territoriale ou la Ville de Paris organisent eux-aussi des concours de recrutement. Le personnel recruté est un Catégorie B, devant connaître l’organisation de la fonction publique dans laquelle il exercera ses fonctions.

A l’écrit, il est demandé de rédiger un Cas Pratique et de répondre à une série de questions en lien avec le métier. Une fois passée cette épreuve d’admissibilité, l’épreuve d’admission orale consiste à un entretien avec le Jury. Dans le concours Interne, cette deuxième épreuve porte sur un dossier d’expériences RAEP, rédigé en amont.

Un troisième concours est aussi disponible avec des conditions particulières. Pour préparer ces épreuves, le CNED propose des cours. Il apparaît important de préparer ce concours avec un accompagnement.

Salaire

Les salaires de ce métier sont fixés statutairement comme toutes les rémunérations des fonctionnaires. Pour obtenir une augmentation de salaire, il faut franchir des échelons en rapport avec l’ancienneté d’exercice. A chaque échelon ou grade, correspond un indice permettant de calculer le salaire de l’agent.

Lorsqu’il débute sa carrière, le Secrétaire administratif de classe normal, à l’échelon numéro 1, est rémunéré à hauteur de 1582 euros par mois. En fin de carrière, et en atteignant le dernier échelon de la classe exceptionnelle, le Secrétaire administratif est rémunéré à hauteur de 2520 euros.

Cette progression au sein de la fonction publique peut être ralentie ou accélérée. Des blâmes ralentissent l’avancement, par exemple, mais certains échelons peuvent aussi être sautés. Cela dépend directement de la hiérarchie et de la structure de tutelle.

Débouchés

Le premier employeur de Secrétaires Administratifs est le Ministère de l’Éducation Nationale. Ils prennent alors le nom de SASENES et sont sélectionnés par concours déconcentrés. C’est-à-dire que chaque académie organise les épreuves de sélection. Ces agents travaillent en collège, lycée et école primaire.

Ils peuvent être recrutés par le Ministère de l’Intérieur. Dans ce cas-là, les agents travailleront dans les préfectures, police nationale, gendarmerie. Ils sont aussi engagés auprès des tribunaux administratifs ou cours d’appel.

D’autres ministères, comme l’Économie ou la Justice, recrutent des Secrétaires administratifs de la même façon que les autres ministères. Ils assurent des missions en lien avec les directives ministérielles.

Les villes peuvent également recruter un agent qui détient le concours territorial. Celui-ci est inscrit deux ans sur la liste d’aptitude nationale et peut ainsi postuler dans toutes les collectivités territoriales de France et d’Outre-mer.

La Ville de Paris, quant à elle, possédant un statut particulier au sein de la fonction publique, organise ses propres concours de recrutement. Ils ont les mêmes exigences, avec tout de même une particularité : les candidats doivent connaître la structure et l’organisation administrative de la Ville de Paris.

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