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Fiche métier: comment devenir secrétaire médicale?

Le métier de secrétaire médicale consiste essentiellement à prendre les rendez-vous médicaux, rédiger les bilans de santé et tenir à jour les dossiers des patients.

secretaire médicale

Mission

Interlocutrice privilégiée, la secrétaire médicale met en relation les patients avec leur médecin traitant et autres spécialistes de la santé. Mais son métier ne se résume pas seulement à cette activité : la bonne gestion d’un centre de soins dépend étroitement de ce poste clé.

La personne en charge de cette fonction travaille souvent pour plusieurs praticiens. Elle tient le secrétariat d’un cabinet médical, d’un laboratoire d’analyses, d’un service hospitalier ou d’une clinique. Elle joue également un rôle important dans les établissements médico-sociaux et sera votre premier contact avec la caisse d’assurance maladie, la caisse d’allocations familiales et les maisons de retraite.

Installée à l’accueil de l’établissement de santé, la secrétaire médicale gère les communications téléphoniques : elle identifie le type de message et filtre les appels, en fonction de l’urgence. Il s’agit ensuite de fixer un horaire selon les possibilités des patients et les disponibilités des médecins.

Lors d’un rendez-vous, cette personne vous accueille et vous dirige vers la salle d’attente après avoir notifié votre arrivée et préparé votre dossier médical. Dans les établissements collectifs, elle s’occupe de la facturation et prévoit le remboursement de la visite comme des différents actes médicaux. Dans les cabinets de radiologie ou les centres d’analyses, elle vous remet les bilans médicaux établis par les spécialistes.

Cette assistante médicale gère les retards dans les consultations ainsi que l’impatience ou l’incompréhension des malades. Elle répond aux questions sur les étapes de la prise en charge ou sur les comptes-rendus d’examens. Elle reste attentive à la hiérarchie des informations transmises.

En tant que secrétaire, la saisie de textes sur ordinateur, l’enregistrement des données et l’impression des documents font partie du travail quotidien. La secrétaire médicale s’occupe du classement et de l’archivage des dossiers « patients ». La comptabilité fait partie de ses fonctions.

Dans les établissements de santé, elle est responsable de la gestion des plannings et de la réservation des salles, notamment pour le bloc opératoire. Chez un praticien libéral, elle commande le matériel médical indispensable aux consultations et les fournitures de bureau. Les représentants des différents laboratoires pharmaceutiques doivent passer par cette personne pour obtenir un entretien avec le médecin.

Qualités et compétences

Ce poste administratif, au service des patients comme des soignants, reste un métier de contacts humains. Véritable vocation, il demande des qualités humaines autant qu’un esprit de gestionnaire rigoureux.

  • Douée pour le relationnel : la secrétaire médicale doit combiner un certain sens de la communication et celui de la discrétion. Tenue au secret médical, elle doit adapter son discours en fonction de son interlocuteur. Elle dispense des informations précises tout en restant à l’écoute des malades.
  • Dynamique : elle répond au téléphone en même temps qu’elle finit des papiers avec un patient. Elle gère une partie du fonctionnement de l’établissement durant le temps d’accueil des malades. Elle reste à la disposition du professionnel de santé.
  • Rigoureuse : pour exercer ce métier, il faut être capable d’évaluer avec précision l’importance des informations. Il est indispensable de choisir un vocabulaire adéquat et spécialisé. Elle doit avoir conscience qu’une faute de frappe sur des résultats comme un dossier égaré peuvent avoir des répercussions sur la santé.
  • Organisée : la gestion de l’emploi du temps du médecin et son activité doivent privilégier le temps réservé aux patients. Si les demandes de rendez-vous restent aléatoires, leur organisation sera optimisée pour recevoir tout le monde. La secrétaire médicale ouvre plusieurs dossiers simultanément avec des tâches différentes pour chacun.
  • Toujours à l’écoute : cette assistante médico-administrative a le sens des responsabilités. Elle met en application les exigences du médecin. Elle inspire confiance dans les moments délicats et sait se montrer compréhensive face aux inquiétudes de chacun.

Formation

Il n’existe pas de diplôme d’état pour ce poste. Vous pouvez accéder au métier après un an de formation avec stages. Pour exercer dans les hôpitaux publics ou autres établissements médico-sociaux, vous devrez réussir le concours de la fonction publique.

Les formations sont accessibles après le Baccalauréat. Mais un simple brevet, et même un CAP, suffisent s’ils sont assortis de 3 années d’expériences dans le domaine de la santé et du social. Si vous n’appartenez pas à ces catégories, vous devrez justifier de 5 ans d’expérience professionnelle dans d’autres secteurs d’activités.

Vous devrez acquérir le vocabulaire médical et maîtriser l’outil informatique. Toutefois, votre préparation ou votre reconversion envisage tous les aspects du métier. Souvent occupé par les femmes, ce poste convient également à un homme.

Salaire

Selon l’établissement de santé dans lequel vous exercez, vous n’aurez pas le même statut, ni le même salaire. Les organismes publics vous donnent accès au rang de fonctionnaire tandis que les cabinets privés vous embauchent comme salarié.

Le salaire d’un fonctionnaire est soumis aux grilles indiciaires de la fonction publique. Il dépend essentiellement de l’ancienneté. Il varie selon votre grade et votre échelon, il peut atteindre environ 1 770€ par mois.

Dans le privé, votre fixe dépend de votre employeur, de vos compétences et de votre expérience acquise. Vous pourrez compter sur un salaire moyen brut de 1 875€ mensuels. Un débutant gagne environ 1 500/1 600€ chaque mois.

5 ans d’expérience vous permettent de dépasser les 2 000€ bruts/mois. En fin de carrière, vous pouvez prétendre atteindre les 2 500€. Cependant, vos revenus peuvent évoluer avec une promotion.

Débouchés

Ce secteur recrute et offre 20 000 emplois par an. 1/3 arrive dans le public. Remplissez notre formulaire pour plus d’informations.

Les fonctionnaires ont le droit de passer d’autres concours en interne. Ils se spécialisent comme techniciens ou comme cadres.

Les secrétaires médicales du privé peuvent compléter leur formation. Une FCIL vous donne de nouvelles perspectives d’évolutions. Il est possible d’obtenir un niveau Bac+3 pour postuler à des offres d’emplois avec davantage de responsabilités.

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