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Fiche métier: comment devenir assistante de direction?

Une assistante de direction, également appelée secrétaire de direction ou assistante de manager, est le véritable bras droit de la direction d’une organisation, que ce soit une entreprise, une association ou une administration publique. Elle peut être rattachée à un cadre, un dirigeant ou une équipe de dirigeants, et a pour mission d’optimiser leur travail en gérant au mieux leurs tâches quotidiennes, de la prise de rendez-vous au suivi de dossiers importants.

Parce qu’une assistante de direction doit comprendre rapidement comment fonctionne sa direction, son entreprise et le secteur dans lequel elle évolue, on lui demande souvent de justifier de plusieurs années d’expérience, et pas forcément en tant que secrétaire. Cela en fait un poste auquel vous pouvez facilement prétendre si vous êtes en reconversion professionnelle. À condition tout de même de disposer de certaines qualités indispensables !

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Responsabilités d’une assistante de direction

Les responsabilités d’une assistante varient fortement en fonction de sa direction, certaines délégant facilement leur charge de travail, d’autres préférant tout faire par elles-mêmes. Néanmoins, les responsabilités les plus courantes incluent :

  • Gestion de la communication au sein de la direction, entre la direction et les différents services de l’organisation, et entre la direction et l’extérieur. Cela regroupe des tâches telles que la gestion des correspondances, l’envoi voire la rédaction de courriers ;
  • Gestion de l’emploi du temps de la direction, incluant la prise de rendez-vous ou l’organisation de réunions ;
  • Le reporting, c’est-à-dire la rédaction de comptes-rendus de réunions, de synthèses d’activités ou de résultats ;
  • Le suivi et la coordination de projets ;
  • L’organisation d’événements.

Qualités et compétences d’une assistante de direction

Même si les tâches endossées par une assistante de direction varient beaucoup d’une organisation à l’autre, vous devez détenir certaines qualités et compétences pour pouvoir y prétendre :

  • Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse ;
  • Très bonne présentation et expression orale ;
  • Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie ;
  • Capacité à prioriser les informations ;
  • Sens du contact et du service ;
  • Sens de la communication ;
  • Dynamisme et discrétion à la fois ;
  • Maîtrise des logiciels courants de bureautique ;
  • Maîtrise éventuelle de langues étrangères (anglais notamment).

Quelle formation pour devenir assistante de direction ?

Aucun diplôme n’est indispensable pour prétendre à un poste d’assistante de direction, le recrutement se faisant souvent en fonction de l’expérience du candidat à un poste d’assistanat ou dans le secteur de l’organisation.

Plusieurs formations y préparent néanmoins :

  • Bac pro Sciences des Techniques de gestion ;
  • BTS : Assistant de Direction, Assistant de Manager, Assistant de Gestion PME-PMI ou Comptabilité et Gestion des Organisations ;
  • DUT : Gestion des Entreprises et des Administrations ou Gestion Administrative et Commerciale
  • Licence professionnelle Management des Organisations ou Administration Économique et Sociale.
  • Une licence générale en Droit, Ressources Humaines ou encore dans une Langue vivante peuvent également déboucher sur un poste d’assistante de direction plus spécialisé.

Quel est le parcours professionnel type d’une assistante de direction ?

Une formation seule n’aboutit que très rarement à une embauche en tant qu’assistante de direction. La plupart des femmes (car, il faut bien se l’avouer, ce poste est largement occupé par des femmes !) à ce poste ont commencé par une première expérience de secrétariat, leur permettant d’apprendre à maîtriser les principaux outils, mais également à mieux comprendre le fonctionnement des différents services d’une entreprise et les besoins d’une direction. Cela paraît une évolution plutôt saine car, une fois assistante de direction, les responsabilités sont importantes, et vous êtes en contact direct avec la direction, souvent très exigeante !

D’autres assistantes de direction commencent leur carrière à des postes complètement différents, en comptabilité, RH ou encore au service juridique. Leur savoir-faire, leur rigueur et leur expertise sont souvent très appréciés à un poste si proche des fonctions de direction.

Si vous souhaitez vous reconvertir vers un poste d’assistante de direction, sachez donc que votre expérience professionnelle, loin d’être un handicap, peut constituer un véritable atout si elle est bien mise en valeur lors de votre candidature. N’hésitez pas à vous renseigner auparavant sur la personne ou l’équipe que vous seriez amenée à assister car le style de votre collaboration dépendra fortement de leur personnalité et de leurs méthodes de travail !

2 COMMENTAIRES

  1. Pierre Dupuis

    Peut-être qu’en 2016, on peut éviter le cliché suivant :
    un dirigeant => une assistance
    un médecin => une infirmière
    etc …
    Pourquoi toujours féminiser ce genre de métiers.

  2. ombi prudence

    J’aime beaucoup ce métier car j’en fais parti et j’aimerais apprendre davantage

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