Devenir officier d’état civil : missions, salaire et formation

Le métier d’officier d’état civil vous intéresse ? Sérieux et assidu, vous aimez les métiers de contact ? Vous êtes à l’aise avec les démarches administratives et maîtrisez l’informatique ? Découvrez les compétences, les missions, le salaire et les débouchés de cette profession.

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Missions

L’officier de l’état civil tient un rôle majeur au sein d’une mairie. Cet agent territorial est en effet en charge de la constitution des actes d’état civil : de naissance, de mariage, d’adoption, ou de décès. C’est également lui qui délivre les livrets de famille et qui tient les registres officiels.

Ainsi, il réceptionne les déclarations de mariage, de naissance, de décès afin de pouvoir établir les actes civils correspondants. C’est également l’officier d’état civil qui communique les autorisations de fermeture de cercueils et qui peut, parfois, orchestrer une cérémonie civile d’un mariage.

De plus, ce professionnel doit assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d’état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation. En outre, assure une grande partie de son travail sur informatique, notamment pour remplir des formulaires. Il gère aussi les demandes par voie électronique et doit parfaitement maîtriser l’outil internet.

Dans l’exercice de son métier, l’officier d’état civil réalise un grand nombre de missions, dont les principales vous sont présentées ci-dessous.

Réceptionner et rédiger les actes civiles

La mission principale d’un officier d’état civil et la gestion des actes civils. Par courrier ou par voie électronique, il réceptionne les déclarations de naissance, de mariage, de décès ou encore d’adoption. Cela lui permet d’obtenir toutes les informations nécessaires pour établir les actes civils correspondants (acte de naissance, certificat de mariage ou encore de décès).

Il est également en charge de la remise des livrets de famille et de la constitution des dossiers de mariage. Enfin, il communique les autorisations de fermeture de cercueils lors des enterrements.

Assurer l’authenticité des actes civils

L’officiel d’état civil est, comme son nom l’indique, le garant de l’authenticité des actes civils produits. Lorsqu’il en rédige un, il engage sa responsabilité civile mais également professionnelle, s’il fait une erreur ou un oubli. C’est pour cela qu’il doit sans cesse se tenir informé concernant l’actualité législative et les informations générales relatives à l’état civil (IGREC).

Accueillir et informer les usagers

Que cela soit à son guichet ou par téléphone, l’officier d’état civil accueille et informe les usagers sur les questions et les demandes d’état civil. Il leur donne toutes les informations et réponses nécessaires sur les procédures et les modalités à suivre en fonction de leurs besoins.

Dans certains, il peut être amené à se déplacer, notamment dans une maternité ou une maison de retraite, si la personne ne peut pas se déplacer pour faire sa demande.   

Qualités et compétences

Le métier d’officier d’état civil requiert certaines qualités et compétences pour pouvoir mener à bien différentes missions.

• Avoir une présentation irréprochable : l’officier d’état civil est un représentant de l’Etat. A ce titre, il possède une présentation toujours soignée et se montre courtois et poli avec les usagers.
• Etre organisé : pour pouvoir gérer différentes missions à la fois avec efficacité/
• Avoir le sens du contact : car ce professionnel est toujours en relation avec les usagers.
• Posséder une bonne culture générale : indispensable pour répondre aux différents besoins des usagers.
• Maîtriser les outils bureautiques et Internet : l’officier d’état civil se sert exclusivement de l’informatique pour réaliser ses actes civils. En outre, il peut recevoir des demandes par courrier électronique et doit remplir ses formulaires en ligne.
• Etre réactif et autonome : afin de répondre avec efficacité à toutes les demandes, surtout celles qui ne peuvent souffrir d’aucun retard. De plus, dans les petites communes, l’officier d’état civil travaille généralement seul.
• Savoir prendre des initiatives : dans le but de pouvoir décharger ses supérieurs.
• Parler au moins une langue étrangère : pour renseigner et donner satisfaction à des étrangers.

Un diplôme est-il obligatoire ?     

Pour accéder au poste d’officier d’état civil, il est obligatoire de réussir le concours de catégorie C de la fonction publique (concours d’adjoint administratif de 1^ère classe). Même s’il est possible de se présenter avec un niveau Brevet des collèges ou CAP, il est fortement conseillé d’être titulaire d’un BAC.

Formation

La réussite du concours d’adjoint administratif de 1^ère classe de la fonction publique est donc indispensable pour exercer le métier d’officier d’état civil.

Niveau 3^ème

Concours d’adjoint administratif de 1^ère classe – Catégorie C

Le concours d’adjoint administratif de 1^ère classe peut être passé en externe ou en interne. Pour le concours externe, les candidats doivent :

• Etre de nationalité française ou Européen
• Jouir de leurs droits civiques (droit de vote)
• N’avoir fait l’objet d’aucune condamnation inscrite au bulletin n°2 du casier judiciaire incompatible avec les fonctions exercées

Pour le concours interne, les candidats doivent justifier d’au moins une année de services publics au 1er janvier de l’année en cours.

Plusieurs épreuves écrites (mathématiques, français) mais également orales (langues étrangères) le composent. Les candidats doivent obtenir la moyenne afin de pouvoir réussir leur concours et exercer le métier d’officier d’état civil.

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Salaire

En début de carrière, l’officier d’état civil gagne en moyenne 1 640,11 net par mois. Un professionnel confirmé peut toucher aux alentours des 1 700 euros net mensuels, voire même dans les 2 000 euros en fin de carrière.

Débouchés

L’officier d’état civil est un agent territorial qui travaille en mairie. S’il le souhaite il peut par la suite évoluer vers un poste de catégorie B, en réussissant le concours de rédacteur territorial. Ainsi, il peut devenir assistant des ressources humaines, chargé d’accueil, assistant de gestion administrative, instructeur gestionnaire de dossiers, ou encore secrétaire de mairie et responsable du service population.

Trouver un emploi

Pour trouver un emploi en tant qu’officier d’état civil, il est impératif de se présenter et de réussir le concours de catégorie C de la fonction publique. Celui-ci est indispensable pour pouvoir travailler en tant qu’agent territorial. Une fois ce concours en poche, le candidat peut postuler dans une mairie au service état civil.

Métiers connexes

Attaché territorial 

L’attaché territorial est un fonctionnaire de la fonction publique territoriale. Il travaille au sein des collectivités territoriales (communes, départements, régions) et peut être amené à gérer des dossiers administratifs, dont certains peuvent être liés à l’état civil. Son rôle est de participer à la mise en œuvre des politiques publiques au niveau local, en assurant le suivi des projets et en collaborant avec les élus et les autres agents territoriaux.

Greffier de tribunal 

Le greffier de tribunal travaille au sein d’une juridiction et est responsable de la tenue des registres et des archives judiciaires. Il enregistre les actes d’état civil et assure leur conservation. Le greffier peut également assister les magistrats lors des audiences et contribuer au bon déroulement des procédures judiciaires.

Agent de service public en mairie 

L’agent de service public en mairie est un professionnel qui assure différentes missions au sein de la mairie, dont certaines concernent l’état civil. Il peut être en charge de l’enregistrement des actes de naissance, de mariage et de décès, ainsi que de la délivrance des documents officiels aux citoyens. Son rôle est de fournir un service public de qualité et d’informer les citoyens sur les démarches administratives.

Responsable de bureau d’enregistrement 

Le responsable de bureau d’enregistrement est responsable de la gestion d’un bureau où sont enregistrés les actes d’état civil. Il supervise une équipe de professionnels chargés de l’accueil du public, de l’enregistrement des actes, et de la délivrance des documents officiels. Son rôle est d’assurer le bon fonctionnement du bureau et de garantir l’exactitude des informations enregistrées dans les registres d’état civil.

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