Devenir Documentaliste : missions, salaire et formation
Le métier de documentaliste vous intéresse ? Curieux et organisé, vous avez de l’appétence pour la culture ? L’information et la communication sont des domaines qui vous passionnent ? Enfin, vous avez le sens de la pédagogie et de l’organisation ? Découvrez les compétences, les missions, les formations, le salaire et les débouchés de cette profession.
Il existe en réalité deux grandes façons d’exercer ce métier : comme professeur documentaliste dans un collège ou un lycée, après le CAPES de documentation, ou comme documentaliste dans une entreprise, une administration, un hôpital ou un média, le plus souvent avec un master en sciences de l’information. C’est un métier accessible en reconversion, notamment si vous avez déjà une licence, quelle que soit sa discipline.
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Missions
Le documentaliste est un spécialiste de la communication et de l’information. Son métier se situe au milieu des professions de bibliothécaire et d’archiviste. Expert en technologies de l’information et de communication, sa principale mission consiste à rendre disponibles les réponses documentaires nécessaires au bon fonctionnement d’une administration ou d’une entreprise.
Ainsi, le documentaliste procède régulièrement à la collecte des informations à partir des sources variées (livres, presse spécialisée, internet, journaux…). Il s’assure ensuite de leur fiabilité ainsi que de leur caractère légal avant de les analyser. Cette phase va permettre au documentaliste d’extraire les informations pertinentes et utiles qu’il organise afin de les présenter aux demandeurs de façon cohérente et compréhensible.
La fonction publique (territoriale) et l’éducation nationale représentent les secteurs où les compétences d’un documentaliste sont les plus demandées. Dans l’optique de bien servir à ces postes, ce spécialiste doit accomplir des missions fondamentales qui se rapportent à son profil.
Au collège et au lycée, le professeur documentaliste gère le CDI (centre de documentation et d’information). Il enseigne aussi aux élèves l’éducation aux médias et à l’information : recherche documentaire, vérification des sources, repérage des fausses informations.
Mettre en place une politique documentaire
Les missions du documentaliste commencent par la mise en place d’une politique visant à enrichir et développer le fonds documentaire d’une structure. Il doit, de ce fait, élaborer un projet de documentation et un système d’information cohérent.
Rechercher et collecter des informations
L’une des principales tâches que remplit le documentaliste dans sa profession est bien évidemment la traque aux informations. Souvent spécialisé dans un domaine précis (politique, sport, économie, sciences, technologies), il s’ingénie à réunir les informations pertinentes susceptibles d’être exploitées dans son entreprise. Livres, revues scientifiques, mémoires et thèses, journaux font entre autres partie de ses sources d’information.
Traiter les informations collectées
Par la suite, le documentaliste organise, pour chaque source réceptionnée, une carte d’identité (notice catalographique). Dans certains cas, il peut procéder au bulletinage, à l’indexation et à l’estampillage des documents.
Cette phase lui permet de s’orienter plus aisément dans l’analyse des informations. C’est alors qu’il va examiner en profondeur les informations qu’il a réunies et tirer celles qui seront utiles aux demandeurs d’information.
Transmettre les informations
La finalité de toutes les actions du documentaliste est de faciliter l’accès à l’information. Ainsi, il dispose les données collectées et traitées de façon à les rendre disponibles aux utilisateurs sur des supports adaptés. On peut citer par exemple les dossiers de presse, les synthèses, les bibliographies, etc.
Le plus souvent, il est amené à former les utilisateurs d’information sur les enjeux de la recherche documentaire afin d’accroître leur autonomie.
Qualités et compétences
Le métier de documentaliste relève du domaine de la culture et s’avère très sensible. Les informations véhiculées doivent non seulement être sourcées, mais aussi pertinentes et utiles ; ce qui nécessite un certain nombre de savoirs et savoir-faire.
Les compétences et qualités humaines d’un documentaliste s’articulent donc autour de :
- Sa curiosité intellectuelle : c’est sans doute la qualité essentielle pour exceller dans ce domaine. Le documentaliste est avant tout un lecteur effréné qui s’intéresse à des sujets variés.
- Sa rigueur : chargé d’apporter des informations pertinentes et qualifiées, le documentaliste ne doit tolérer aucune légèreté dans le processus de collecte, de traitement et de présentation des informations.
- Son sens d’organisation : le métier de documentaliste impose de la rigueur à tous les niveaux. Collecter des informations étant son fonds de commerce, il doit bien indexer les documents pour permettre à ses collaborateurs de se retrouver plus facilement.
- Son excellente maîtrise des technologies de l’information et de communication : le documentaliste est très à l’aise quand il s’agit de collecter et d’organiser les données, qu’elles soient d’ordre numérique ou physique.
Une grande culture générale, d’excellentes aptitudes rédactionnelles ainsi que l’esprit d’analyse et de synthèse sont en outre des qualités indispensables à un bon profil de documentaliste.
Un diplôme est-il obligatoire ?
Relevant notamment du domaine intellectuel, le métier de documentaliste exige des formations certifiées par un diplôme. Le plus souvent, les recruteurs privilégient les profils ayant un master (Bac +5). Toutefois, il est possible de s’insérer dans ce milieu professionnel avec un diplôme de niveau Bac +2. Pour devenir professeur documentaliste, il faut réussir le CAPES de documentation, aujourd’hui ouvert dès la licence (Bac +3).
Formation
Il existe différentes formations permettant de devenir documentaliste et de servir dans les structures publiques comme privées. Pour ceux qui souhaitent se lancer dans cette carrière, voici les cursus à suivre.
Niveau Bac +2
DEUST Métiers des bibliothèques et de la documentation
Ce diplôme se prépare en 2 ans et permet à l’étudiant d’acquérir des connaissances pratiques susceptibles de l’orienter vers les métiers de la bibliothèque et de la documentation. La formation en DEUST Métiers de la bibliothèque et de la documentation comprend des enseignements théoriques et techniques avec trois stages professionnels d’une durée 12 semaines.
Niveau Bac +3
BUT IC – Information-Communication, parcours information numérique dans les organisations
Le BUT (bachelor universitaire de technologie) se prépare en 3 ans après le bac, sur Parcoursup, dans un IUT rattaché à une université. Le parcours information numérique dans les organisations est le plus proche du métier de documentaliste. Le titulaire du BUT IC peut passer les concours de recrutement de la fonction publique et devenir : documentaliste, documentaliste-archiviste, webmestre, analyste, indexeur, etc.
Licence pro Métiers du livre : documentation et bibliothèques
Accessible après un Bac +2 et d’une durée de 1 an, ce diplôme associe les compétences techniques et pratiques en ce qui concerne le secteur du livre et la médiation culturelle. L’étudiant est notamment formé à la maîtrise de l’information et la découverte des outils qui y sont dédiés.
À terme, il peut passer un concours de recrutement et accéder à la fonction publique en tant que documentaliste.
Licence pro Métiers de l’information : archives, médiation et patrimoine
Cette formation est accessible aux titulaires d’un diplôme de niveau Bac +2 et dure donc 1 an. Elle permet à l’étudiant d’affiner ses compétences précédemment acquises et d’enrichir son profil en archivistique et en médiation de l’histoire.
Le programme de la formation prépare aussi aux concours de la fonction publique territoriale ouverts aux documentalistes, comme celui d’assistant territorial de conservation du patrimoine et des bibliothèques.
Les formations de l’école de bibliothécaires documentalistes (EBD), à Paris, permettent aussi d’accéder à ce poste.
Niveau Bac +5
Master Gestion de l’information et de la documentation
Ce cursus s’étend sur 2 ans après la validation d’une licence dans le domaine de l’information et de la communication. L’étudiant qui s’y engage approfondit ses connaissances scientifiques en documentation (archivistique, bibliothèques, gestion des documents) et en technologies numériques (web sémantiques, moteurs de recherches, bibliothèques numériques, etc.).
Le titulaire est suffisamment outillé pour mener à bien les activités ci-après :
- La définition et le pilotage des projets de gouvernance de l’information et de gestion des connaissances ;
- la gestion des archives à valeur historique ou probante ;
- la conception et outillage de la communication au travail ;
- la réalisation des audits documentaires.
Voici d’autres diplômes qui permettent de prétendre à ce poste :
- Le master Information-documentation, mention ingénierie de l’information numérique ;
- le master mention sciences de l’information et des bibliothèques ;
- le titre de chef de projet en ingénierie documentaire, accessible notamment en formation continue.
Devenir professeur documentaliste
Pour exercer dans un collège ou un lycée public, il faut réussir le CAPES de documentation, ou le CAFEP pour l’enseignement privé sous contrat. Depuis la réforme du recrutement des enseignants, le concours externe est ouvert dès la licence (Bac +3), quelle que soit sa discipline. Les lauréats suivent ensuite deux années de master consacrées aux métiers de l’enseignement, en étant rémunérés : environ 1 400 € net par mois la première année comme élève fonctionnaire, puis environ 1 800 € net comme fonctionnaire stagiaire, à mi-temps devant les élèves. Pendant une période de transition, un concours ouvert après un master MEEF est encore organisé.
Remarque : en reconversion, il est possible de commencer comme professeur documentaliste contractuel, recruté par le rectorat le plus souvent avec une licence, pour découvrir le métier avant de passer le concours. Le CAPES interne, qui n’est pas organisé chaque année, est réservé aux personnes ayant déjà travaillé plusieurs années dans le service public.
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Salaire
La rémunération salariale d’un documentaliste varie selon qu’il soit en fonction publique ou en structure privée. En entreprise, il touche le plus souvent entre 1 900 et 2 300 euros bruts par mois au début de sa carrière. Avec le temps, sa rémunération s’améliore et il peut gagner jusqu’à 4 000 euros bruts par mois, voire plus, notamment dans la veille stratégique ou la gestion des connaissances.
Un professeur documentaliste titulaire débutant perçoit environ 2 000 € net par mois, primes comprises, et peut dépasser 4 000 € brut en fin de carrière. Dans la fonction publique territoriale, un assistant de conservation débute au niveau du SMIC, soit 1 867 € brut par mois, primes en plus, et un bibliothécaire territorial, de catégorie A, un peu au-dessus.
Débouchés
Les structures publiques territoriales, les entreprises privées tous secteurs confondus (banque, finance, chimie, biologie), les firmes pharmaceutiques et les organismes culturels internationaux sont constamment à la recherche d’un profil de documentaliste. Les perspectives d’embauches sont donc stables.
Mais pour accéder à la fonction publique, il faut obligatoirement passer un concours en fonction du niveau de son diplôme. Le documentaliste va donc officier au sein des ministères, des musées, des bibliothèques, dans les mairies, etc. Les principaux concours sont le CAPES de documentation pour l’Éducation nationale, celui de chargé d’études documentaires pour les ministères, et ceux d’assistant de conservation ou de bibliothécaire dans la fonction publique territoriale.
Trouver un emploi
Pour obtenir son premier poste, le documentaliste doit déposer ses candidatures auprès des structures privées qui recherchent son profil. S’il rêve de faire carrière en fonction publique, il doit se préparer à passer les différents concours qui y donnent accès.
Les offres sont publiées sur le site de France Travail, sur la place de l’emploi public et sur les sites spécialisés en documentation. Les stages de fin d’études et l’alternance restent le meilleur moyen de décrocher un premier poste, surtout dans le privé.
Métiers connexes
Archiviste
Un archiviste assure la gestion, la conservation et l’organisation des documents et des informations. Il collecte, classe et catalogue les documents pour assurer leur préservation et faciliter leur accès. Les archivistes travaillent souvent dans des institutions telles que les bibliothèques, les musées, les administrations publiques ou les entreprises, où ils sont chargés de maintenir l’intégrité et la sécurité des archives.
Bibliothécaire
Un bibliothécaire est responsable de la gestion et de l’organisation des collections de livres, de documents et de ressources dans une bibliothèque. Il aide les utilisateurs à trouver les informations dont ils ont besoin, fournit des recommandations de lecture, gère les prêts et les retours, et assure la maintenance de la bibliothèque. Les bibliothécaires travaillent souvent dans des bibliothèques publiques, universitaires ou spécialisées.
Gestionnaire de l’information
Un gestionnaire de l’information est chargé de collecter, d’organiser et de gérer les informations au sein d’une organisation. Il met en place des systèmes de gestion de l’information pour faciliter l’accès et l’utilisation des données, et garantir leur sécurité. Les gestionnaires de l’information travaillent dans divers secteurs tels que les entreprises, les administrations publiques ou les organisations à but non lucratif.
Documentaliste médical
Un documentaliste médical est spécialisé dans la gestion des informations médicales et des dossiers des patients. Il s’assure de la collecte, de l’organisation et de la conservation des données médicales, en veillant au respect de la confidentialité et des réglementations en vigueur. Les documentalistes médicaux travaillent généralement dans des établissements de santé tels que les hôpitaux, les cliniques ou les cabinets médicaux.
Questions fréquentes
Quel diplôme faut-il pour devenir documentaliste ?
Les recruteurs privilégient un master en sciences de l’information et de la documentation (Bac +5). Il est toutefois possible de débuter avec un DEUST, un BUT information-communication ou une licence professionnelle, notamment comme assistant documentaliste ou via les concours de la fonction publique territoriale.
Comment devenir professeur documentaliste ?
Il faut réussir le CAPES de documentation, ou le CAFEP pour le privé sous contrat. Le concours externe est désormais ouvert dès la licence, quelle que soit la discipline, puis les lauréats suivent deux années de master rémunérées avant d’être titularisés. Il est aussi possible de commencer comme contractuel.
Combien gagne un documentaliste ?
En entreprise, un documentaliste débute en général entre 1 900 et 2 300 € brut par mois et peut atteindre 3 500 à 4 000 € brut avec l’expérience. Un professeur documentaliste titulaire débutant touche environ 2 000 € net par mois, primes comprises.