Devenir Assistant de formation : missions, salaire et formation

Le métier d’assistant de formation vous intéresse ? Vous êtes organisé et autonome ? A l’aise avec l’administratif, le secteur de la formation vous attire ? Découvrez les compétences, les missions, le salaire et les débouchés de cette profession.

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Missions

L’assistant de formation est en charge du suivi administratif, logistique et comptable des formations professionnelles dans une entreprise ou bien un centre de formation. Doté de grandes compétences administratives et organisationnelles, il coordonne l’ensemble des activités liées à la formation et s’assure que tous les programmes sont exécutés de manière efficiente.

Travaillant en collaboration avec les responsables de formations et les formateurs, il coordonne les différentes étapes composant un processus de formation, de sa planification jusqu’à son évaluation. Mais, il veille aussi à ce que les programmes de formation se déroulent dans les meilleures conditions, qu’ils respectent les exigences légales et réglementaires et qu’ils soient efficaces.

Il assure également le suivi financier des formations proposées et s’occupe des inscriptions et du suivi des dossiers. Il peut également avoir en charge la gestion des plannings des formateurs et l’organisation des salles. Son objectif premier étant la réussite des sessions de formation mais également la satisfaction des élèves.

Les missions et les activités d’un assistant de formation varient en fonction de la structure dans laquelle il exerce. En effet, son rôle ne sera pas le même s’il travaille dans une entreprise possédant un service RH et ayant recours à la formation ou s’il travaille au sein d’un centre de formation.

Assurer le suivi administratif des formations

Tout d’abord, l’assistant de formation lance des appels d’offres et participe à la mise en œuvre des actions de formation. Il assure également le suivi administratif de celles-ci. D’autre part, il établit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et leur archivage.

Il prépare et transmet les documents liés au parcours des stagiaires mais aussi les documents concernant les formateurs. En outre, il participe à l’ouverture des sessions de formation et prépare les réunions de secteurs. En fin de formation, il établit les attestations requises, assure le relevé des acquis et des diplômes. Enfin, il classe et archive les dossiers.

Assurer la gestion financière des formations

C’est l’assistant de formation qui est en charge de la préparation de la fiche financière de l’action de formation. Il saisit l’ensemble des éléments financiers dans le logiciel requis, prépare puis transmet tous les éléments nécessaires à la facturation au service concerné.

Si cela est nécessaire, il peut également établir les bilans financiers de ces actions et assure le suivi des règlements des stagiaires. Enfin, il effectue les relances de premier niveau.

Qualités et compétences

Face à la grande variété des missions à effectuer l’assistant de formation doit être doté de différentes qualités et compétences professionnelles.

• Être organisé : l’assistant de formation doit posséder de grandes capacités organisationnelles. Cela dans le but de pouvoir mener à bien toutes les étapes du processus de formation.
• Savoir écouter : pour répondre aux attentes des stagiaires et proposer des formations efficaces.
• Être polyvalent : ce professionnel gère autant bien la partie administrative que financière d’une action de formation.
• Maîtriser les outils de bureautique : des compétences indispensables pour réaliser tout son suivi administratif.
• Aimer travailler en équipe : car, ce professionnel fait partie d’une équipe au sein d’un service de formation et de Ressources Humaines.
• Être rigoureux et méthodique : des compétences qui lui permettent de pouvoir gérer plusieurs missions.
• Avoir le sens de l’initiative : car dans certaines situations, il doit savoir prendre les bonnes décisions dans le but de soulager ses supérieurs.
• Posséder de solides connaissances juridiques : il est indispensable que ce professionnel possède de solides bases juridiques afin que les formations se déroulent dans les meilleures conditions.

Un diplôme est-il obligatoire ?           

Pour accéder ce métier, il est fortement recommandé d’avoir suivi une formation de niveau BAC +2, voire BAC +3 dans le domaine des Ressources Humaines ou de la gestion. Le BTS Support à l’action managériale, le BTS Gestion de la PME ou encore le BTS Comptabilité gestion sont très appréciés par les recruteurs. Tout comme un Bachelor en ressources humaines ou une licence professionnelle en gestion.

Formation

Plusieurs formations après le Bac permettent donc d’accéder à la profession d’assistant de formation. Nous vous présentons ci-dessous quelques-unes d’entre elles.

Niveau BAC +2

BTS Support à l’action managériale (SAM)

Le BTS Support à l’action managériale permet aux étudiants de développer leurs compétences relationnelles, organisationnelles mais aussi administratives. Cette formation professionnelle se déroule sur deux ans et est ponctuée de plusieurs périodes de stage en entreprise. Néanmoins, l’accès se réalise sur dossier et souvent sur entretien de motivation.

BTS Gestion de la PME

Le BTS Gestion de la PME est une formation professionnelle de 2 ans qui a pour mission de former des professionnels capables de seconder un chef d’entreprise ou un personnel d’encadrement. Il met l’accent sur les matières telles que l’organisation, le matériel bureautique, la communication o encore le management. Par ailleurs, 12 semaines de stage professionnel sont intégrées sur les deux ans de formation.

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Salaire

Pour un profil débutant en tant qu’assistant de formation, le salaire brut mensuel est de 2 100 euros. Néanmoins, avec de l’expérience, cette rémunération peut atteindre les 2 500 euros bruts par mois.

Débouchés

Ce professionnel peut travailler dans une entreprise disposant d’un service RH et ayant recours à la formation. Mais il peut aussi être embauché dans un organisme de formation privé ou public.

S’il désire évoluer, ce professionnel peut se tourner vers des postes de chargé ou responsable de formation. En outre, il peut faire le choix de se spécialiser grâce à sa grande expérience dans le secteur des Ressources Humaines en devenant par exemple assistant RH. Enfin, il peut se tourner vers des métiers liés au management ou encore à la communication.

Trouver un emploi

Candidater toutes les entreprises possédant un pôle formation ou les centres de formation est la première démarche que doit entreprendre ce professionnel en quête d’un emploi. Par ailleurs, une inscription sur les plateformes de recherche d’emploi peut également l’aider à décrocher un premier poste.

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