Devenir Assistant de direction : missions, salaire et formations

Le métier d’assistant de direction vous intéresse ? Vous possédez un superbe sens relationnel ? Vous souhaitez exercer un métier de contact ? Vous êtes rigoureux ? Un vrai pro de l’organisation ? Vous êtes sérieux et posséder une présentation irréprochable ? Les tâches administratives sont votre dada ? Vous êtes autonome et réactif ? Vous savez vous rendre disponible ? Dans ce cas, nous vous invitons à lire notre fiche métier afin d’en apprendre plus sur les missions, les compétences, le salaire et les formations nécessaires au métier d’assistant de direction.

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Missions

L’assistant de direction est essentiel dans une entreprise. Il est le collaborateur direct d’un chef d’entreprise ou de service. Bras droit d’un cadre supérieur, il va l’aider dans toute la gestion administrative. Parfois appelé secrétaire de direction ou assistant de manager, il a de nombreuses missions à effectuer : entre l’accueil et les appels téléphoniques, la gestion du courrier, des dossiers et des plannings, il assure un travail impressionnant. L’assistant de direction maîtrise parfaitement l’informatique et, selon qu’il travaille en national ou en international, deux à plusieurs langues. Ce couteau suisse doit remplir plusieurs missions : 

• Accueil et orientation : L’assistant de direction est chargé d’accueillir les clients et autres visiteurs. C’est la première personne que les gens rencontrent avant leur rendez-vous avec son supérieur. L’assistant va les faire patienter, mais aussi les orienter vers l’espace où ils sont attendus.  
• Gestion de l’accueil téléphonique : L’assistant de direction répond aux appels et est en mesure de renseigner ses interlocuteurs. 
• Gestion des courriers et des emails : L’assistant de direction doit s’occuper des emails et du courrier de son responsable. 
• Gestion des dossiers : L’assistant de direction va se charger des classements à effectuer dans les différents dossiers. Il va aussi s’occuper de les archiver lorsqu’ils deviendront caducs. 
• Planning : L’assistant de direction est responsable de l’emploi du temps de son chef. Il va trouver des créneaux libres dans son agenda afin qu’il puisse assurer ses rendez-vous. 
• Organisation des déplacements : Que cela soit pour des réunions, des colloques ou des rendez-vous, l’assistant de direction va organiser les déplacements de son responsable et faire en sorte de ne pas faire de doublon ni d’autres impairs.  
• Reporting : L’assistant de direction va faire ses rapports à son supérieur et lui résumer des informations.

Qualités et compétences

Professionnel complet, l’assistant de direction possède beaucoup de qualités. En voici une liste non exhaustive : 

• Il a une présentation soignée et il est courtois : L’assistant de direction est la première personne que les visiteurs rencontrent. Il représente la société. Il en est l’image. Ainsi, il se doit d’être soigné et poli.   
• Il possède une solide culture générale : Il doit être capable d’entretenir des conversations sur beaucoup de sujets et donc posséder de nombreuses connaissances. 
• Il est rigoureux et organisé : Le travail de l’assistant de direction demande beaucoup d’organisation : pas question que les dossiers de son responsable se mélangent ou qu’il puisse manquer une information. 
• Il maîtrise l’informatique : Il a de diverses tâches administratives à effectuer et doit maîtriser à la perfection les outils bureautiques.
• Il est polyglotte : L’assistant de direction va devoir parler anglais au minimum, mais il n’est pas rare qu’on lui demande de parler plusieurs autres langues, surtout s’il travaille pour une entreprise internationale.  
• Il est disponible et autonome : Il ne doit pas compter ses heures, car il dépend de l’emploi du temps de son responsable. Il n’est pas rare qu’il doive travailler tard ou même les jours fériés. Il se doit aussi d’être autonome.
• Il est discret : Le secret professionnel est évidemment obligatoire : l’assistant de direction ne doit rien divulguer des dossiers de son responsable. Il peut assister à des réunions et entendre des choses qui ne doivent pas être répétées. 

Formations pour devenir assistante de direction

Vous êtes une école ? Référencez vos formations

Si vous souhaitez devenir assistant de direction, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Formation initiale :

Niveau Bac :

Bac pro GA – Gestion Administration

Ce baccalauréat professionnel GA – Gestion Administration se prépare en trois ans après la 3e. Il assure la formation des futurs gestionnaires administratifs qui travailleront dans des entreprises, des collectivités territoriales, des administrations, des associations, etc. Les titulaires seront capables d’effectuer des tâches administratives tout en intégrant une partie commerciale, de la communication, des relations clients, de la gestion de paie, etc.

Niveau bac + 2 :

BTS CG – Comptabilité Gestion

Ce BTS CG – Comptabilité Gestion forme des collaborateurs d’ingénieurs, des assistants commerciaux ou techniques, des assistants clientèle, des chefs de chantier, etc. Il se prépare en deux ans après le bac en lycée, en école ou par l’apprentissage.

Niveau bac + 3 :

BUT GEA – Gestion des Entreprises et des Administrations

Ce BUT GEA (anciennement DUT) mène aux fonctions de gestionnaire avec une spécialisation dans une des trois options proposées. Il se prépare en deux ans après le bac. C’est un diplôme intermédiaire du Bachelor universitaire de technologie (BUT – diplôme en trois ans).

Il est possible aussi d’effectuer d’autres Bachelor Universitaire de Technologie :

• BUT CJ – Carrières Juridiques
• BUT GACO – Gestion Administrative et Commerciale des Organisations

Licence AES – Administration Économique et Sociale

Cette formation se déroule en trois ans. Beaucoup de titulaires de la licence AES – Administration Économique et Sociale poursuivent leurs études au-delà. Ils sont alors formés sur les métiers de l’enseignement, du commerce, de la gestion, de la comptabilité, de la banque, du marketing et de la communication, des ressources humaines, de l’économie sociale et solidaire.

Formation continue :

Si vous êtes salarié ou en poste, vous pouvez vous reconvertir et acquérir le titre d’Assistant de Direction reconnu au RNCP. 

Quel est le parcours professionnel type d’une assistante de direction ?

Une formation seule n’aboutit que très rarement à une embauche en tant qu’assistante de direction. La plupart des femmes (car, il faut bien se l’avouer, ce poste est largement occupé par des femmes !) à ce poste ont commencé par une première expérience de secrétariat, leur permettant d’apprendre à maîtriser les principaux outils, mais également à mieux comprendre le fonctionnement des différents services d’une entreprise et les besoins d’une direction. Cela paraît une évolution plutôt saine car, une fois assistante de direction, les responsabilités sont importantes, et vous êtes en contact direct avec la direction, souvent très exigeante !

D’autres assistantes de direction commencent leur carrière à des postes complètement différents, en comptabilité, RH ou encore au service juridique. Leur savoir-faire, leur rigueur et leur expertise sont souvent très appréciés à un poste si proche des fonctions de direction.

Si vous souhaitez vous reconvertir vers un poste d’assistante de direction, sachez donc que votre expérience professionnelle, loin d’être un handicap, peut constituer un véritable atout si elle est bien mise en valeur lors de votre candidature. N’hésitez pas à vous renseigner auparavant sur la personne ou l’équipe que vous seriez amenée à assister, car le style de votre collaboration dépendra fortement de leur personnalité et de leurs méthodes de travail !

Salaire

Pour en savoir plus sur le salaire d’un assistant de direction : découvrir combien gagne une assistante de direction ?

Métiers connexes

Assistant Ressources Humaines 

L’assistant Ressources Humaines apporte un soutien administratif et opérationnel dans le domaine des ressources humaines. Il participe à la gestion des dossiers du personnel, à la préparation des contrats de travail, à la gestion des absences et des congés, ainsi qu’à la communication interne. Il peut également assister dans le processus de recrutement en triant les CV, en planifiant les entretiens et en participant à l’intégration des nouveaux employés.

Assistant Administratif 

L’assistant administratif joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des tâches administratives d’une entreprise ou d’une organisation. Il assure la gestion des appels téléphoniques, de la correspondance, de l’agenda, de la préparation des réunions et de la gestion des documents. Il peut également être responsable de la gestion des fournitures de bureau, de la tenue des dossiers et de l’organisation logistique des déplacements professionnels.

Assistant Commercial 

L’assistant commercial soutient l’équipe commerciale dans la gestion des activités liées à la vente. Il participe à la préparation des offres commerciales, à la gestion des commandes, à la relation client, au suivi des contrats et à la coordination des actions marketing. Il peut également assister dans l’analyse des ventes, la gestion des indicateurs de performance et la veille concurrentielle.

Découvrez les formations à des métiers qui recrutent :