Devenir office manager : missions, salaire et formation

Le métier d’office manager vous intéresse ? Organisé et polyvalent, la bureautique vous passionne ? Vous maîtrisez au moins une langue étrangère et aimez les métiers de contact ? Découvrez les compétences, les missions, le salaire et les débouchés de cette profession.

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Missions

L’office manager est un véritable couteau-suisse au sein d’un bureau. Souvent confondu avec le poste d’assistante de direction, ce professionnel a pourtant un rôle différent. En effet, il est rattaché à la direction générale d’une entreprise et a pour mission première de soulager ses supérieurs hiérarchiques de plusieurs fonctions et responsabilités (gestion administrative, suivi des budgets, gestion du personnel, etc.).

Véritable poste polyvalent, l’office manager sert de relais entre son entreprise et les interlocuteurs extérieurs. Mais il est également l’interface indispensable entre la direction générale et le personnel. Ce touche-à-touche gère donc l’ensemble des tâches dont les autres employés ne peuvent pas réaliser par faute de temps ou manque de compétences.

Le savoir-faire et la polyvalence de ce professionnel sont très recherchés dans les PME et les TPE. Il peut en outre travailler dans de nombreux secteurs d’activité, comme la logistique, le BTP ou encore la finance, la communication et le tertiaire.

Pour exercer sa profession, l’office manager doit réaliser des missions autant diverses que variées et qui se présentent comme suit.

Assister le directeur général

La mission la plus importante d’un office manager est d’assister le chef d’entreprise en prenant en charge toutes les opérations administratives. Ainsi, il traite le courrier, organise l’agenda du directeur en planifiant ses rendez-vous et réunions, assure le travail administratif des différents services de la société.

En outre, il gère et organise le recrutement des nouveaux salariés, et réaliser les commandes de fournitures de bureau.

Transmettre les informations

L’office manager est également en charge des appels téléphoniques de l’entreprise.  Il les réceptionne, les trie et les renvoie à son supérieur hiérarchique. Lorsque son patron ne veut pas être dérangé, il filtre les appels et prend les messages, afin de lui restituer.

De plus, ce professionnel peut être amené à rédiger des rapports de synthèse et des comptes-rendus  de réunions. S’il possède des compétences comptables, il rédige également des bilans et des rapports comptables.

Gérer la trésorerie de l’entreprise

En fonction de la taille de l’entreprise où il est embauché, l’office manager peut également prendre en charge la gestion du budget. S’il possède des compétences comptables et financières, il peut en assurer l’élaboration et le suivi. En outre, il s’occupe de la compatibilité de la société et planifie les projets en s’assurant de leur bonne mise en œuvre.

Gérer les flux d’informations

L’office manager assure également la communication interne et externe de l’entreprise. Il joue le relais entre la direction générale et le personnel et gère les relations avec les fournisseurs, les clients, les partenaires sociaux ou encore les banques.

Qualités et compétences

Le métier d’office manager exige de posséder des qualités et compétences professionnelles bien précises.

• Une grande capacité d’adaptation : l’office manager est sur tous les fronts et doit faire preuve de la plus grande polyvalence dans son métier.
• Le sens du relationnel : toujours en contact avec la direction, le personnel mais également les interlocuteurs externes, ce professionnel doit être à l’aise avec les autres.
• Une bonne réactivité et rigueur : pour gérer toutes les situations, même parfois complexes ou urgentes.
• Le bon sens : dans le but de pouvoir prendre les bonnes décisions au bon moment afin de pouvoir soulager son supérieur hiérarchique.
• Le dynamisme : car il s’agit d’un métier très polyvalent et qui nécessite de réaliser de nombreuses tâches.
• Des connaissances en nouvelles technologies : l’office manager utilise tous les jours comme supports de travail l’informatique et l’outil Internet qu’il doit parfaitement maîtriser.
• L’organisation : afin de pouvoir gérer les nombreuses missions déléguées.
• La polyvalence : qualité indispensable pour tout bon office manager.

Un diplôme est-il obligatoire ?

Il n’existe pas de formation précise pour exercer le métier d’office manager. Mais bien souvent, les recruteurs exigent au moins un niveau BAC +2, avec par exemple un BTS d’assistant manager et/ou le BTS gestion de la PME. En outre, une solide expérience professionnelle en tant qu’assistant de direction peut être demandée.

Formation

La profession d’office manager est très variée et nécessite de posséder un grande nombre de compétences. Pour se former à ce métier, voici les formations qu’il est possible de suivre pour acquérir un BAC +2.

Niveau BAC +2

BTS gestion de la PME

Le BTS gestion de la PME se déroule sur 2 ans et permet d’acquérir de solides compétences en gestion d’entreprise, relations clients et fournisseurs. Cette formation est composée de cours théoriques et professionnels et peut être réalisée en alternance.

BTS SAM – support à l’action managériale

Le BTS SAM – support à l’action managériale est une formation professionnelle de 2 ans. Il permet de développer les compétences organisationnelles, administratives et relationnelles des étudiants.

Niveau BAC +3

BUT GEA – gestion des entreprises et administrations

Le BUT GEA – gestion des entreprises et administrations a pour missions de former des gestionnaires polyvalents. Grâce à des enseignements théoriques et professionnels, les étudiants apprennent à gérer toute la partie administrative d’une entreprise.

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Salaire

En débutant une carrière d’office manager, il est possible de percevoir entre 1 560 et 1 800 euros net par mois. Un professionnel ayant plusieurs années d’expérience peut prétendre à un salaire entre 1 950 et 2 340 euros net mensuels. En fin de carrière, cette rémunération peut évoluer jusqu’à 3 000 euros net.

Débouchés

Grâce à sa grande polyvalence, l’office manager peut travailler dans de nombreux secteurs d’activité comme le BTP, la communication, le tertiaire ou encore le transport.

En outre, différentes évolutions de carrière lui sont possibles, en fonction de son profil et de ses aspirations professionnelles. S’il le souhaite, il peut devenir responsable administratif et financier, secrétaire général ou encore chef du pôle juridique d’une entreprise.

Trouver un emploi

Pour trouver un emploi, l’office manager doit se faire connaître des recruteurs. Il peut en effet déposer son CV dans les entreprises recherchant son profil. Il est également possible de s’inscrire sur les plateformes de recherche d’emploi afin d’accéder à de nombreuses missions.

Métiers connexes

Assistant de direction 

L’assistant de direction apporte un soutien administratif et organisationnel au dirigeant ou à la direction d’une entreprise. Il gère l’agenda, la correspondance, les déplacements, et assure la coordination des différentes tâches administratives. Son rôle est d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise en facilitant la gestion quotidienne des activités.

Happiness Manager

L’Happiness Manager, également connu sous le nom de Chief Happiness Officer (CHO), est chargé de promouvoir le bien-être et la satisfaction des employés au sein de l’entreprise. Il met en place des initiatives visant à améliorer la qualité de vie au travail, la cohésion d’équipe et le sentiment d’engagement des employés.

Chargé de projet 

Le chargé de projet travaille sur la planification, l’organisation et la coordination des projets au sein de l’entreprise. Il établit les échéanciers, alloue les ressources nécessaires, suit l’avancement des projets et communique avec les parties prenantes. Son rôle est de garantir la réalisation des projets dans les délais et le respect des objectifs fixés.

Responsable des services généraux

Le responsable des services généraux supervise la gestion et l’organisation des services et des infrastructures générales au sein d’une entreprise. Cela peut inclure la gestion des locaux, des fournitures, de la sécurité, de la maintenance, et d’autres aspects liés au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

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