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Devenir secrétaire : missions, salaire et formation

Secrétaire

Le métier de secrétaire vous intéresse ? Vous aimez le contact avec les gens ? L’organisation est une de vos qualités ? Vous avez des compétences administratives ? Découvrez les compétences, les missions, le salaire et les débouchés de cette profession.

Réalisez votre bilan de compétences :

  • 100% financé par le CPF
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  • À distance ou en face-à-face

Missions

La secrétaire est responsable de la gestion administrative et de l’accueil dans son établissement : entreprise, banques, collectivités. Tous les établissements qui reçoivent du public font appel aux services d’une secrétaire.

La secrétaire assure l’accueil téléphonique et physique des clients ou usagers, mais également des prestataires et professionnels. Il ou elle répond aux questions et renseigne les personnes, par téléphone ou sur place.

La secrétaire dirige les visiteurs vers le lieu où ils doivent se rendre et prévient la personne qui être chargé de les recevoir.

Parfois, la secrétaire être chargé de l’accueil général d’une entreprise, mais elle peut également être assistante d’une personne ou d’un service.

D’un point de vue administratif, la secrétaire est chargée de recevoir et trier le courrier, les documents ainsi que les e-mails. Elle rédige également des courriers ou mails au nom de l’entreprise ou de la personne qu’elle représente. La secrétaire assiste également aux réunions afin de rédiger des comptes-rendus.

Lorsqu’elle assiste une personne, la secrétaire gère également son agenda, ses rendez-vous, ainsi que ses déplacements.

La secrétaire exerce le plus souvent en tant que salariée, mais il est possible d’être secrétaire en indépendant et même de travailler depuis son domicile.

Ses missions sont principalement :

Accueil physique et téléphonique

L’une des principales missions de la secrétaire est d’accueillir les visiteurs sur place, de répondre à leurs demandes et de les diriger vers le bon service lorsque cela est nécessaire. La secrétaire répond également aux appels téléphoniques et informe les personnes par téléphone.

Gestion du courrier et des e-mails

La deuxième tâche de la secrétaire est la gestion des courriers et documents. La secrétaire est chargée de recevoir le courrier et les e-mails, de les trier, les transmettre aux bonnes personnes, voire d’y répondre quand elle en est capable.

Elle est en mesure de rédiger des courriers divers. Par ailleurs, la secrétaire a également pour rôle de trier et classer les documents.

Tâches diverses

Parallèlement à ces missions, la secrétaire assure aussi d’autres tâches variées : gestion des plannings et des rendez-vous, préparation des déplacements, organisation et planification des réunions, rédaction de comptes-rendus.

Qualités et compétences

La secrétaire est une professionnelle polyvalente aux multiples compétences. Mais elle doit aussi faire preuve de compétences et qualités humaines.

En voici quelques-unes :

  • Bonne présentation : La secrétaire est la première personne rencontrée par les visiteurs. Il est important que sa présentation soit irréprochable, car elle est la représentante de l’entreprise.
  • Sens de l’organisation : Comme la secrétaire effectue de nombreuses tâches simultanément, elle doit être parfaitement organisée et méthodique pour jongler entre ses activités.
  • Bonne communication : La secrétaire est en permanence au contact des gens. Que ce soit des visiteurs ou des salariés de l’entreprise, la secrétaire doit communiquer dans un Français oral et écrit sans fautes.
  • Langue étrangère : Par ailleurs, il est fortement attendu que la secrétaire sache s’exprimer en anglais dans de nombreuses entreprises. Toute langue étrangère parlée est un atout de plus pour sa profession.

Un diplôme est-il obligatoire ? 

Il est obligatoire de détenir un diplôme pour devenir secrétaire. Toutefois, il existe de nombreuses formations qui permettent d’y parvenir.

Formation

Si vous souhaitez devenir secrétaire, voici quelques exemples de formations reconnues que vous pourriez intégrer.

Niveau BEP :

BEPA Services Spécialité Secrétariat Accueil

Le BEPA équivalent du BEP est un diplôme qui se prépare en deux ans, après la classe de troisième.

Ici, le BEPA Services Spécialité Secrétariat Accueil forme les étudiants aux activités de secrétariat : accueil du public, saisie de données, rédaction de courriers, gestion des plannings.

L’étudiant reçoit également une formation aux outils informatiques principaux.

Le titulaire de ce BEPA peut assurer des tâches de secrétariat simple au sein de petites structures. Pour travailler dans des moyennes entreprises, ou se spécialiser, il est nécessaire de poursuivre sa formation.

Niveau BAC :

Bac pro GA – Gestion Administration

Après la classe de troisième générale ou un BEP en Secrétariat ou Administration, il est possible de s’orienter vers un Bac professionnel Gestion Administration.

La durée de la formation est de trois ans et se déroule au sein d’un lycée professionnel.

Le lycéen reçoit des enseignements généraux comme l’histoire-géographie, le Français ou l’éducation civique. Mais également des enseignements professionnels tels que la gestion administrative, la gestion des clients, l’Anglais ou encore la communication et l’accueil.

Le Bac professionnel GA offre plus d’opportunités d’emploi que le BEPA Secrétariat. Toutefois, pour prétendre à des postes au sein de grandes entreprises, il est recommandé de suivre une formation de niveau Bac +2.

Niveau BAC + 2 :

BTS SAM – Support à l’Action Managériale

Après le Bac, si vous souhaitez devenir secrétaire et travailler dans n’importe quelle structure, vous pouvez opter pour le BTS SAM.

Cette formation de deux ans vous apprendra la gestion de projets ainsi que la gestion administrative. Des notions en ressources humaines sont également enseignées.

Toutes les tâches de secrétariat et même d’assistant de direction sont abordées et mises en pratique.

Le titulaire de ce BTS peut prétendre à tout poste de secrétaire, même dans de grands services ou établissements et dans tous les secteurs : juridique, finance, santé, informatique, industrie…

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Salaire

La secrétaire qui débute va gagner environ 2 000€ brut par mois. Après quelques années d’expérience, son salaire va évoluer et atteindre environ 2 500 € brut par mois.

Débouchés

Pour une secrétaire débutante ou jeune diplômée, il est relativement aisé de trouver un emploi. Toutefois, il est possible que les premières missions du secrétaire soient des missions en intérim. Après une première expérience, la secrétaire pourra devenir titulaire sur un poste.

À terme, les perspectives d’évolution pour la secrétaire sont de devenir assistante de direction ou assistante de gestion dans de grandes entreprises. Elle pourra également se spécialiser comme secrétaire médical ou juridique. Voir aussi pour devenir secrétaire comptable.

Trouver un emploi

Pour trouver un emploi de secrétaire, vous pouvez trouver des offres d’emploi sur des sites de recherche d’emploi comme poleemploi.fr ou encore indeed.com.